فن التقويم وسيلة أساسية في عمل المؤرشفين

Abstrac
The article revolves around and categories in archives and the problems that persist among archivists at work. These problems include: adiscrepancy between the level of training and practice, and the ability to perform the job well. The experience of the British Archive Center is a good example to illustrate. It has been proven that the process of category is an art and not knowledge. This process needs study, an experience in aestheticism and practice.

مستخلص
يتناول الموضوع عملية تقويم الوثائق والسجلات في الأرشيف والصعوبات التي يواجهها المؤرشفون في العمل. من أهم هذه الصعوبات هي طريقة التدريب والممارسة على تقويم السجلات والوثائق من خلال التجارب في مراكز الأرشيف البريطانية. إذ أن التقويم عملية خاضعة للتجربة والممارسة في المملكة المتحدة. واتضح في سياق هذا الموضوع أن عملية التقويم في الأرشيف هي فن وليس علماً إذ تحتاج هذه العملية إلى الدراسة والخبرة الجمالية والممارسة العملية.
الكلمات المفتاحية
مدارس الأرشيف الأوربية، المملكة المتحد، فن التقويم، التحليل، هناك نوعان من مؤرشفي الأعمال:
1 ـ المؤرشف المتعاون الداخلي، وهو مؤرشف يتم توظيفه من قبل عمل معين ليقوم بحفظ واستثمار السجلات الخاصة به لصالح ذلك العمل.
2 ـ المؤرشف الموظف في المستودع الجامع المختص في سجلات الأعمال .
وتتفاوت الإحالة التي يقوم بها النوعان كلاهما من المؤرشفين إلى (المجموعة / المجموعات) التي يتعاملون معها بشكل كبير، إلا أن المهمة التي يشتركان بها هي حفظ وحماية الشركات والتأكد من صحة استخدامها.
تقويم المصطلحات الأرشفية هو عمل ذو قيمة محددة بالنسبة للسجلات، يتم فيه تقويم مدة استحقاقية السجلات للاحتفاظ بها. ولكي يكون المؤرشف قادراً على القيام بهذا العمل يجب أن يفهم سلسلة السجلات، مصدرها وتوافقه مع فعاليات العمل قبل اتخاذ القرار، فيما إذا كانت هذه السلسلة ذات فائدة وتستحق الاحتفاظ بها من أجل الإدارات المالية أو الحقوقية، أومن أجل القيم العلمية أو الاجتماعية / التاريخية أو الثقافية.
أصبح التقويم وسيلة تستخدم بشكل متزايد من قبل مؤرشفي الأعمال لضبط حجم وكمية السجلات التي تحال إلى الأرشيف. تكون سجلات الأعمال عادة ضخمة جداً ولا يمكن الاحتفاظ بها كلها. وهذه بدورها مشكلة خطيرة بالنسبة لمؤرشفي الأعمال سواء أكانوا مؤرشفين داخليين أم في المستودع الجامع.
بقيت المستودعات الجامعة لعدة سنوات سعيدة لتلقي أي شيء وكانت تتقبل كل شيء يرسل إليها إلا أنه هذه التقاليد أصبحت الآن أكثر اصطفاء إذ أدت القيود الميزانية إلى الحاجة إلى الموازنة ما بين المكان ونفقات أو تكلفة التخزين من جهة والاستخدام من جهة أخرى. هذه الحالة تنطبق على الأرشيف المشترك، ولو بدرجة أقل.
ينظر، في الغالب إلى سجلات تقويم الأعمال على أنها أمر صعب للغاية., ويشتكي المؤرشفون من أنه ليس بإمكانهم فهم سجلات المحاسبة ولا حتى سجلات الإنتاج ويقولون أنهم يرتبكون أمام سجلات العمل الدبلوماسية (الظروف التي تخلق وتحفظ) ويشعرون أنهم غير قادرين على تقديم النصيحة للمستخدمين فيما يخص استخدام أبحاثهم وأنهم ينتظرون وصول مؤرخي العمل (القدامى في العمل) ليقوموا بما يلزم. يظهر العديد من هذه المشاكل التي تخص سجلات تقديم الأعمال بسبب التدريب غير الوافي الذي يتلقاه المؤرشفين في التعالم مع سجلات الأعمال. وبالغرم من أنه لا يختلف اثنان على أن سجلات الأعمال هي في الغالب سجلات ضخمة، إلا أنها نادراً ما تكون مبهمة أو غير مفهومة. وإذا ما كان هدف الإنشاء الأصلي لسلسلة الأعمال وطبيعتها غير مفهومة، سواء أكانت مذكرة أم دفتر الأستاذ أم صحيفة أم دفتر الوارد أم صورة أم صفحة الأجور، فإنه لا يمكن تقويمها بشكل دقيق وبالغرم من أنه لا يوجد مجموعتان متماثلتان من سجلات الأعمال، إلا أنه هناك سجلات مركزية يجب أن تتواجد في كل منهما. كما هي الحال أنه لا توجد شركتان تعملان تماماً في الطريقة نفسها، إلا أنه ليبقى هناك ممارسة عامة يمكن تعميمها على الموضوع عامة. من الأفضل للمؤرشف الذي يفهم الأعمال التي يقوم بها الشركة أن يكون قادراً على معرفة الشخص المسؤول وما هي العمليات ذات الارتباط، كيف يتم اتخاذ القرارات وبالتالي، ما السجلات التي يجب أن يتم حفظها؟
يعد التدريب في الأرشيف من الخصائص الحديثة في العديد من المدارس الأرشفة الأوربية، وغالباً ما يترك تقديم التدريب لجمعيات الأعمال التي تقوم به بشكل حلقات بحث وورشات ليوم واحد أو حلقات تدريب تستمر لأسبوع. إذا لم يكن هناك أي كتاب يتناول هذا الموضوع في المملكة المتحدة قبل المطبوع الذي ظهر عام 1991 بعنوان أرشيف إدارة الأعمال.
يجب أن يتضمن تقويم السجل وثائق العمل كلها. فنماذج التعبئة هي سجل لإستراتيجية التسويق وصورة ذاتية واستجابة للنظم الخارجية، الصور الفوتوغرافية، ورسومات المنتجات والمنشورات التجارية هي عبارة عن سجلات الإنتاج والمبيعات. والآن يحل البريد الإلكتروني محل السجل. قد يكون من غير الممكن تخزين الأفلام، الشرائط السمعية والشرائط الممغنطة داخل أرشيف العمل وذلك بسبب عدم وجود خبراء مختصين في التعالم مع هذه الأشكال المطلوبة لإنجاز عملية التخزين والاستعادة والوصول إلى المادة من جديد، مع ذلك يجب أن تشاهد هذه السجلات كجزء من المجموعة الكاملة من الشركة.
إن اختيار السجلات في أية منشئة حديثة ليس بالأمر السهل وسجلات العمل ليست استثناء من هذا تتراكم كمية كبيرة من المعلومات والبيات في الشركات الحديثة ولا يوجد حل سريع، كما أن ليس هناك قائمة سحرية بالسجلات التي يجب الاحتفاظ بها أو إتلافها، مهما تعالت صيحات المؤرشفين بالمطالبة بواحدة من تلك القوائم، لقد رتبت مثل هذه القوائم مع مر السنين ولكنها أصبحت ضخمة جداً حتى أنها لم تعد عملي. لقد شكل مجلس أرشفة الأعمال ومجتمع المؤرشفين في المملكة المتحدة في ثمانينات القرن الماضي فريق عمل مشتركاً في مجلات سجلات الأعمال في محاولة لتقديم خطوط إرشادية عريضة يمكن أن تساعد المستخدمين في فهم السجلات وتنظيمها. وينتج عن فريق العمل مرشدون في مختلف القطاعات الصناعية التي تضمنت التطور التاريخي للقطاع والنوع النموذجي للبنية التنظيمية التي يجب أن تتواجد بالإضافة إلى طبيعة وقيمة سجلات القطاع. لقد أكد مجلس أرشفة الأعمال عبر سلسلته إرشادات إلى أرشيف الأعمال البريطاني إن مبنى ومضمون كل صناعة يكون ذات طابع خاص ويتم وصفه ككل متكامل. على سبيل المثال يغطي المقطع الذي كتبه بيتر ماثياس بعنوان الطبيعة والاستعمال حول أرشيف صناعة تخمير الجعة المواد الخام والعمليات التي ترجي في إنتاج الجعة، وهو يسهب في وصف بنية وتعقيدات الشركات التي تقوم بهذه الصناعة وكيف يؤثر ذلك على الاحتفاظ بالسجلات قبل المضي في مناقشة مصادر التوثيق الخارجي لدراسة الصناعة. مع ذلك يبقى الاصطفاء ضمن قطاع العمل الواحد عن طريق نوع السجل محفوفاً بالمشاكل، وقد لا يكون نوع معين من السجلات في عمل معين مفيداً أو واضحاً بالنسبة لعمل آخر.
أنا مؤرشف تجريبي تعلمت عن طريق الخبرة، ومن خلال زملائي وأصدقائي الممتازين الذين عملته معهم واستنتجت بعد عشرين عاماً من العمل في أرشفة الأعمال، ومسح السجلات في بنى الشركات القاعدية والبسيطة ومكاتبها في أرجاء المملكة المتحدة، كمؤرشف متعاون، ومؤرشف في مستودع جامع وكمحرر ومؤلف للإرشادات القطاعية في أرشيف الأعمال البريطاني في القطاعات الخاصة والعامة، إن التقويم فن.
من سنتين كتبت :
التقويم الأرشيفي هو في الحقيقة تقويم لسجلات الأعمال التي تم تقديرها بالارتباط مع القيود المكانية، الظروف الفيزيائية للسجلات، والقيم المعلوماتية والأهمية المحلية والإقليمية والدولية
للمجموعة / المجموعات الحالية التي يتم التعامل بها.
هل هذه حقيقة يجب على المؤرشف أن يستمر في قبولها؟ هل التقويم فن يجب علي ممارسته فقط على السجلات المتراكمة دون النظر إلى مشكلة الوثائق المتعلقة بالعمل ككل؟ لقد قمت بتقويم السجلات التي تنتهي في المخازن بالأحوال كلها. قد يكون هذا مقبولاً في الأيام الذهبية لأرشفة الأعمال، إلا أنه ما لم يكن المؤرشف فعالاً بارزاً فسيكون هناك فجوة كبيرة بين نهاية القرن العشرين والقرن الحادي والعشرين.
لا يوجد مؤرشف في العالم يشك في أن المستقبل غير مضمون وأنه سيكون فيه كثير من الاختلاف والنقاش. تتهدد علوم المناهج المجربة والمختبرة في كل مكان، وخاصة في عالم سجلات الأعمال، كمية المعلومات الكبيرة التي قد تكون هامة بالنسبة لمستخدمي المستقبل بالإضافة إلى التقنية الجديدة المستخدمة في نشرها وترويجها، ولا تزال الأوراق تهدد بإغراق المؤرشف حتى في الأعمال التي قد تكون فيها الوحدات الصناعات أو المكتبية غير الورقية في طور الولادة، مع ذلك يوجد الآن كميات كبيرة من السجلات الرقمية التي أنشئت وأتلفت بحاجة إلى تقويم واحتفاظ الموضوعين الأساسيين في كل من السجلات الورقية والرقمية يبقى على حاله: فهم الموجود، ومعرفة مدى موثوقية المعلومات: (والقدرة على استعادتها) السجلات بحاجة إلى تخفيض لأنه لا المستخدم ولا العمل يمكنه أن يتحمل الاحتفاظ بها كلها، السجلات الورقية لها نفقاتها بسبب المكان الذي تحتجزه، بينما ترى العديد من الشركات والمنظمات السجلات الرقمية مرتفعة التكاليف، سيجد مستخدم الكميات الكبيرة من السجلات إلى الأنواع جميعها (مرقية أو رقمية) صعوبة في التعامل معها ما لم تكن هناك طرق سهلة للوصول (إلى مكان المعلومات وماهيتها، أي حول ما تدور) والاستعادة.
يدب أن يبدأ التقويم، وخاصة في العصر الرقمي، مع ولادة السجل أو مع أبكر مرحلة ممكنة من مراحل دورة السجل، إن معرفة مدة الاحتفاظ بأي نوع من أنواع السجلات في العصر الرقمي سيجعل المخزونات ضخمة تماماً كما هي الحال مع إنجاز السجلات الورقية بالنسبة للسجل المركزي وإتلافها في الوقت المناسب، إن التأكد من إدخال عنصر الاستعادة الدائم في البيانات المتحولة في أي سجل رقمي، يضمن بقاءه واستمراره، من المستحيل مع السجلات الرقمية حدوث ما هو ممكن مع السجلات الورقية من الهبوط إلى القاعدة والصعود إلى الكلاسيكية أو الذهاب إلى المدينة والبحث بين أطنان من المواد المؤرشفة عندما يتوجه أحدنا لاستعادة السجلات القديمة، ولو لم تكن البرامج والتجهيزات مستقلة لكانت قراءتهم مستحيلة، يرى سيموس روس أن إتلاف البيانات الرقمية أو إضاعتها صعب جداً ولكنها تكلف مبلغاً كبيراً من المال لاسترجاعها، عندما يواجه المؤرشف كما كبيراً من الأقراص التي لا تناسب أي نوع من التجهيزات الموجودة أو يصعب فتحها من قبل أي برنامج من البرامج المتوافرة، يجد نفسه مع مشكلة مشابهة تماماً لتلك التي كان يواجهها في عالم الأوراق، مع كمية كبيرة من الأوراق المبتلة الغامضة التي وجدت في مخزن أصابه الغرق، أو كمية من بقايا أوراق سجل سوداء أبقى عليها حريق، يمكن استعادة المعلومات الموجودة في السجلات، إلا أن هذا يكلف الكثير جداً من المال، وإذا كان المضمون مجهولاً فكيف يمكن تقدير التكلفة؟
كان التقويم عادة استجابة تفاعلية قبل بزوغ فجر العصر الرقمي الذي أصبح معه المؤرشف مطلعاً على التحديات التي تواجهه في حفظ واستخدام السجلات الرقمية بشكل بطيء وعندما بدأ بتطوير إستراتيجيات معينة لتعزيز فرص المعرفة هذه، أصبح مخزن السجلات ممتلئاً جداً واستدعي المؤرشف إليها لحل المشكلة، هذا الأسلوب جعل حياة المؤرشف العملية صعبة جداً عندما يجد أن عليه أن يقرر مدى موافقة السجلات الشخصية أو سجلات قسم معين للعمل المتبقي، يملي المودع الاحتمالات التي يمكن أن تستعاد، أما المؤرشف فلم يكن تحت المراقبة لا يمكن ضبطه وليس من الضروري أن يكون قد قام بتوثيق الجزء الحيوي من العمل.
تنتج طريقة الدورة الحياتية لحفظ السجل وإنشائه، استخدامه تخزينه، وإبداعه مادة أرشيفية إذا قام أحد ما باختيار طريقة فعالة للحفظ. يعد إعطاء فرصة للأفراد والأقسام للتصريح بم يمكن حفظه فرصة قيمة، إلا أنه ليس من الضروري أن يكون العمل كله في أذهانهم، وإذا كان توثيق المنشأة كلها ضرورياً فالأفضل أن يقوم بذلك من يتبنى ذلك الهدف، الاتصالات داخل عمل معين أمر معقد، وقد تخفق سجلات التقويم الموضوعة من قبل أقسام تنظيمية دقيقة في المشاريع الموزعة بين دائرتين والقائمة على التعاون وعلى تبادل المعرفة التي تحاول المؤسسة تشجيعها. إن استخدام البنية التنظيمية لتقويم السجلات يمكن أن تعني أنها تنحرف نحو قمة الهرم، وهذا لا يعطي صورة صحيحة في المؤسسات الحديثة المتعددة النشاطات عن الطريقة التي يتطور بها المؤرشف.
يحتاج المؤرشف أن يكون فاعلاً ويتوقف عن اتباع ما وصفه بروس برومر في سجلات الأعمال الأمريكية بـ مصادفات الشاهد، يجب أن ينظر المؤرشف إلى تحليل الفعاليات التنظيمية على أنها أسا الاختيار الأرشيفي.
إن تحليلاً للفعاليات الأساسية لمؤسسة ما يحدد المعلومات الضرورية لتوثيق كل فعالية، باستخدام التحليل الوظيفي كتقنية تحليلية وتخطيطية يمكن للمؤرشف أن يقرر أية الفعاليات هي الأكثر أهمية بالنسبة للتوثيق وكيف يجب أن يتم توثيقها، يتم اختيار السجلات، وهي الخطوة الأخيرة من العملية من قبل المحلل.
يقول كريستوفر بير في سجلات الأعمال الأمريكية إن هناك خمس وظائف عمل رئيسة، الإدارة، التنظيم، الإنتاج، التبادل والصيانة، كما أن هناك ثلاث فعاليات رسمية: الإنشاء، التنظيم، والضرائب، يجب أن تؤخذ بنية العمل وإستراتيجيته وتنظيمه على أنها فعاليات تسبق البنية وتخترقها.
التحليل الوظيفي للعمل موضوع معقد، إذ تتفاعل فعاليات العمل مع موضوعات مختلفة ضمن العمل ويقدم بير التعاريف التالية: المداخل:رأس المال، العمل، الممتلكات /الموارد والمهارات، والميادين/ العوامل: الحكومة، السوق، والمؤسسة، والمخارج:المنتجات يمكن إنشاء سلسلة من السجلات المختلفة بشكل واضح من تركيبات مختلفة. هذه منطقة يمكن أن تستفيد من عمل آخر لمجموعة من المؤرشفين يعملون في قطاعات مختلفة في أقسام مختلفة من العالم ليروا ما إذا كان النموذج يطبق في الأعمال العالمية، وما إذا كانت المصطلحات تؤدي المعنى على المستوى العالمي.
ربما يقرر المؤرشف أن يركز اهتمامه على بعض الفعاليات الهامة والحرجة فتكون المحاولات الرئيسة منصبة على فعاليات التسويق، وفي مؤسسة صناعية على فعاليات تطوير الإنتاج، أو ربما يركز المؤرشفون اهتمامهم على الفعاليات الممتعة تاريخياً التي يمكن أن تكون على علاقة بنجاح أو فشل العمل. هنا يحتاج المؤرشف إلى أن يتصل من جديد بالعاملين القدامى ليعلموه عن عملية اتخاذ القرار، وسواء أكان مؤرشفاً داخلياً في المخزن الجامع، فإن عليه أن يكون فعالاً في اختيار المادة التي سيتم استعادتها بشكل دائم، محلل المهام الوظيفية الأساسية لمنظمة معينة هو من يقوم بتحديد المعلومات الضرورية لتوثيق كل مهمة وظيفية.
سيقوم المحلل الوظيفي بإنشاء أهداف للمؤرشف أو للمخزن الجامع، وأسئلة سريعة حول الذي يجب توثيقه وإلى أي مدى ثم يقدم خطوطاً إرشادية للمواد الواجب حفظها، يزود محلل المهام الوظيفية المؤرشف بالمعلومات التي تحتاج إلى خبرة طويلة الحصول عليها، إنها طريقة لتحديد موضوعات قديمة، حوادث ومنتجات هامة، وجعل الاشتراك بالمعلومات التقويمية ممكناً، يقدم المحلل الوظيفي وعدة للمؤرشفين بتزويدهم بخطة تمكنهم من تطبيق موارد محددة باتجاه الهدف التوثيقي في وسط التغييرات الضخمة في تنظيم الأعمال، الاتصالات والثقافة.
كل منا عانى من مؤرخي الأعمال الذين يشتكون من أن الإنجازات الأرشيفية ليست جيدة، إما أن يكون هناك الكثير من السجلات الخاطئة، أو القليل جداً من الأشياء المفيدة بالنسبة لهم، الشكوى الرئيسة التي سمعتها من القدامى هي أنه لا يوجد سوى القليل من السجلات التي تعكس الصورة الحقيقة للقرار، مذكرات المجلس مثال حقيقي عن هذه الفكرة، غالباً لا تحمل المذكرات الآنية لمجالس الإدارة والشركات وصفاً مرضياً لقرار اتخذ حول أي موضوع من موضوعات سياسة العمل، بل لا تعدو أن تكون هذه المذكرات سجلاً للقرارات فقط، لذلك يقوم التقويم على قيمة المصداقية الإدارية العامة وليس على قيمة سياسة التشغيل التي لا يملكون منها شيئاً، على أية حال من الممكن إنشاء أو العثور على السجلات التي تغطي سياسة صنع وظائف الديرين، إذا ما تم تحديد المشكلة في وقت مبكر، في حال كان من الضروري الحصول عليها، لقد اكتشف مؤرخو الأعمال الذين كانوا يتذمرون مذكرات المجلس بحجة أنها ليست ذات قيمة في رفد قرارات السياسة، سجلات بديلة لهذه المعلومات مثل ملفات المديرين أو أنهم أخذوا على عاتقهم المقابلات مع المديرين على المؤرشفين أن يكونوا فاعلين ويقوموا بمثل هذا العمل، من عشرين سنة لم يكن هناك كتاب حول إدارة أرشيف الأعمال، في الوقت الحالي يتواجد عدد منها إلا أنه ما زال هناك حاجة إلى المزيد من المطبوعات والتثقيف حول كيف تكون وظائف الأعمال، كيف يكون تتطور الانتقالات والاتصالات فيها، وأي منها يمكن أن تقدم وسيلة لتقويم النتائج، في حالتنا في غلاسكو نحن بحاجة إلى مستخدمين أكاديميين من أجل مجموعات الأعمال عندئذ لتعديل التسرب الحاصل من ثروة الجامعة الهزيلة، إن مؤرخي الأعمال خيار واضح، إذا أردنا أن نحسن من التوثيق التاريخي من خلال مجموعات الأعمال لدينا، لا يمكننا القيام بالكثير تجاه الأعمال (البائدة) عدا أن نقدم مؤرخين مع موارد أخرى يمكن أن تزودنا بالأجزاء الضائعة، على سبيل المثال مجموعات في مخازن أخرى تحتوي على أوراق مديري العمل من ذوي العلاقة: السجلات التجارية ذات العلاقة إلخ ... نحن نتابع إعادة تقويم بعضاً من المجموعات الكبيرة البائدة التي نحتفظ بها لنثبت وجودها، نحن ننظر إلى الثغرات الموجودة في الاقتصاد الإقليمي الذي لا نحتفظ له بأي توثيق، ونقوم بمراجعة الأعمال الحية التي نحتفظ لها بسجلات من أجل طلب مواد أكثر حداثة، وهنا نكون قد اقتربنا من المشكلة وفق الخطة الوظيفية، نفحص العمل، ونتأكد من توثيقنا للوظائف التي نعدها ذات قيمة. التي سيتم استعادتها بشكل دائم، محلل المهام الوظيفية الأساسية لمنظمة معينة هو من يقوم بتحديد المعلومات الضرورية لتوثيق كل مهمة وظيفية.
سيقوم المحلل الوظيفي بإنشاء أهداف للمؤرشف أو للمخزن الجامع، وأسئلة سريعة حول الذي يجب توثيقه وإلى أي مدى، ثم يقدم خطوطاً إرشادية للمواد الواجب حفظها، يزود محلل المهام الوظيفية المؤرشف بالمعلومات التي تحتاج إلى خبرة طويلة للحصول عليها، إنها طريقة لتحديد موضوعات قديمة، حوادث ومنتجات هامة، وجعل الاشتراك بالمعلومات التقويمية ممكناً، يقدم المحلل الوظيفي وعدا للمؤرشفين بتزويدهم بخطة تمكنهم من تطبيق موارد محددة باتجاه الهدف التوثيقي في وسط التغييرات الضخمة في تنظيم الأعمال، الاتصالات والثقافة.
كل منا عانى من مؤرخي الأعمال الذين يشتكون من أن الإنجازات الأرشيفية ليست جيدة، إما أن يكون هناك الكثير من السجلات الخاطئة أو القليل جداً من الأشياء المفيدة بالنسبة لهم، الشكوى الرئيسة التي سمعتها من القدامى هي أنه لا يوجد سوى القليل من السجلات التي تعكس الصورة الحقيقة للقرار.
مذكرات المجلس مثال حقيقي عن هذه الفكرة، غالباً لا تحمل المذكرات الآنية لمجالس الإدارة والشركات وصفاً مرضياً لقرار اتخذ حول أي موضوع من موضوعات سياسة العمل، بل لا تعدو أن تكون هذه المذكرات سجلاً للقرارات فقط، لذلك يقوم التقويم على قيمة المصداقية الإدارية العامة وليس على قيمة سياسة التشغيل التي لا يملكون منها شيئاً، على أية حال، من الممكن إنشاء أو العثور على السجلات التي تغطي سياسة صنع وظائف المديرين، إذا ماتم تحديد المشكلة في وقت مبكر، في حال كان من الضروري الحصول عليها، لقد اكتشف مؤرخو الأعمال الذين كانوا يتذمرون من مذكرات المجلس بحجة أنها ليست ذات قيمة في رفد قرارات السياسة، سجلات بديلة لهذه المعلومات مثل ملفات المديرين، أو أنهم أخذوا على عاتقهم المقابلات مع المديرين. على المؤرشفين أن يكونوا فاعلين ويقوموا بمثل هذا العمل، من عشرين سنة لم يكن كتاب حول إدارة أرشيف الأعمال، في الوقت الحالي يتواجد عدد منها إلا أنه ما زال هناك حاجة إلى المزيد من المطبوعات والتثقيف حول كيف تكون وظائف الأعمال، كيف يكون تتطور الانتقالات والاتصالات فيها، وأي منها يمكن أن تقدم وسيلة لتقويم النتائج، في حالتنا في غلاسكو، نحن بحاجة إلى مستخدمين أكاديميين من أجل مجموعات الأعمال عندنا لتعديل التسرب الحاصل من ثروة الجامعة الهزيلة، إن مؤرخي الأعمال خيار واضح، إذا أردنا أن نحسن من التوثيق التاريخي من خلال مجموعات الأعمال لدينا، لا يمكننا القيام بالكثير تجاه الأعمال (البائدة) عدا أن نقدم مؤرخين مع موارد أخرى يمكن أن تزودنا بالأجزاء الضائعة، على سبيل المثال مجموعات في مخازن أخرى تحتوي على أوراق مديري العمل من ذوي العلاقة، السجلات التجارية ذات العلاقة إلخ .. نحن نتابع إعادة تقويم بعضاً من المجموعات الكبيرة البائدة التي نحتفظ بها لنثبت وجودها. نحن ننظر إلى الثغرات الموجودة في الاقتصاد الإقليمي الذي لا نحتفظ له بأي توثيق، ونقوم بمراجعة الأعمال الحية التي نحتفظ لها بسجلات من أجل طلب مواد أكثر حداثة، وهنا نكون قد اقتربنا من المشكلة وفق الخطة الوظيفية، نفحص العمل، ونتأكد من توثيقنا للوظائف التي نعدها ذات قيمة.
التي سيتم استعادتها بشكل دائم محلل المهام الوظيفية الأساسية لمنظمة معينة هو من يقوم بتحديد المعلومات الضرورية لتوثيق كل مهمة وظيفية.
سيقوم المحلل الوظيفي بإنشاء أهداف للمؤرشف أو للمخزن الجامع، وأسئلة سريعة حول الذي يجب توثيقه وإلى أي مدى، ثم يقدم خطوطاً إرشادية للمواد الواجب حفظها، يزود محلل المهام الوظيفية للمؤرشف بالمعلومات التي تحتاج إلى خبرة طويلة للحصول عليها، إنها طريقة لتحديد موضوعات قديمة، حوادث ومنتجات هامة، وجعل الاشتراك بالمعلومات التقويمية ممكناً، يقدم المحلل الوظيفي وعدا للمؤرشفين بتزويدهم بخطة تمكنهم من تطبيق موارد محددة باتجاه الهدف التوثيقي في وسط التغييرات الضخمة في تنظيم الأعمال، الاتصالات والثقافة.
كلمنا عاني من مؤرخي الأعمال الذين يشتكون من أن الإنجازات الأرشيفية ليست جيدة، إما أن تكون خناك الكثير من السجلات الخاطئة، أو القليل جداً من الأشياء المفيدة بالنسبة لهم، الشكوى الرئيسة التي سمعتها من القدامى هي أنه لا يوجد سوى القليل من السجلات التي تعكس الصورة الحقيقية للقرار، مذكرات المجلس مثال حقيقي عن هذه الفكرة، غالباً لا تحمل المذكرات الآنية لمجالس الإدارة والشركات وصفاً مرضياً لقرار اتخذ حول أي موضوع من موضوعات سياسة العمل، بل لا تعدو أن تكون هذه المذكرات سجلاً للقرارات فقط، لذلك يقوم التقويم على قيمة المصداقية الإدارية العامة وليس على قيمة سياسة التشغيل التي لا يملكون منها شيئاً على أية حال، من الممكن إنشاء أو العثور على السجلات التي تغطي سياسة صنع وظائف المديرين، إذا ما تم تحديد المشكلة في وقت مبكر، في حال كان من الضروري الحصول عليها، لقد اكتشف مؤرخو الأعمال الذي كانوا يتذمرون من مذكرات المجلس بحجة أنها ليست ذات قيمة في رفد قرارات السياسة،سجلات بديلة لهذه المعلومات مثل ملفات المديرين، أو أنهم أخذوا على عاتقهم المقابلات مع المديرين على المؤرشفين أن يكونوا فاعلين ويقوموا بمثل هذا العمل.
من عشرين سنة لم يكن هناك كتاب حول إدارة أرشيف الأعمال، في الوقت الحالي يتواجد عدد منها إلا أنه مازالت هناك حاجة إلى المزيد من المطبوعات والتثقيف حول كيف تكون وظائف الأعمال؟ كيف يكون تطور الانتقالات والاتصالات فيها، وأي منها يمكن أن تقدم وسيلة لتقويم النتائج، في حالتنا في غلاسكو، نحن بحاجة إلى مستخدمين أكاديميين من أجل مجموعات الأعمال عندنا لتعديل التسرب الحاصل من ثروة الجامعة الهزيلة، إن مؤرخي الأعمال خيار واضح، إذا أردنا أن نحسن من التوثيق التاريخي من خلال مجموعات الأعمال لدينا، لا يمكننا القيام بالكثير تجاه الأعمال (البائدة) عدا أن نقدم مؤرخين مع موارد أخرى يمكن أن تزودنا بالأجزاء الضائعة، على سبيل المثال مجموعات في مخازن أخرى تحتوي على أوراق مديري العمل من ذوي العلاقة: السجلات التجارية ذات العلاقة إلخ ... نحن نتابع إعادة تقويم بعض من المجموعات الكبيرة البائدة التي نحتفظ له بأي توثيق،ونقوم بمراجعة الأعمال الحية التي نحتفظ لها بسجلات من أجل طلب مواد أكثر حداثة، وهنا نكون قد اقتربنا من المشكلة وفق الخطة الوظيفية، نفحص العمل، ونتأكد من توثيقنا للوظائف التي نعدها ذات قيمة.
سيرفع التقويم الأساسي للمحلل الوظيفي من موقفنا المهني تجاه مستخدمي أرشيف الأعمال، ولكنه أيضاً سيقدم للمؤرشف هامشاً مهنياً،وتعرض مناقشة التقويم إلى أن المؤرشف ينتمي إلى مهنة متمكنة من النصوص والمراجع (بالرغم من أننا ندعوها مصدراً) التي تساعد في استرجاع القوة من متخصصي الـ IT، لقد سرق هؤلاء الخبراء الكثير من ملابس وكلمات المؤرشفين، الأرشفة، الملفات، الوثائق،ويتكلمون الآن حول النص والمصدر بالرغم من أنهم أوجدوا مضامين يفهمها المؤرشفون ويستخدمونها، كوسيلة أساسية مهنية، يجب إيقاف هذا الهراء.
يجب على المؤرشفين أيضاً أن يظهروا كمديري بيانات يقيمون الحاجة إليها، يقدمون نصائح حول إستراتيجية المعلومات، ويقدمون المعلومات أيضاً،ولكي يكون المؤرشف قادراً على ذلك، عليه أن يقوم بتقويم المعلومات المتدفقة حول العمل، ويقدر قيمتها، التقويم فن ووسيلة أساسية يجب أن يجيد استخدامها مؤرشفو الأعمال إذا ما أرادوا دخول المنافسة في عصر المعلومات، إن فهم قيمة المعلومات هو أمر يتعلق بالمهارات اليومية للمؤرشف، وما المؤرشفون الذين يستخدمون هذه المعرفة لمصلحة منظمة العمل الخاصة بهم إلا رابحون محترفون.