سياسة مكتبات جامعة كولومبيا لحفظ المواد الرقمية

ترجمة د. محسن السيد العرينى

أستاذ مشارك بكلية الآداب والعلوم الإنسانية

جامعة الملك عبد العزيز (جدة)

مستخلص

تتناول الدراسة بيان النشر يتضمن سياسة مكتبات جامعة كولومبيا بالولايات المتحدة فيما يتعلق بحفظ المواد الرقمية، وبيان حال التزام مكتبات الجامعة فيما يتعلق بإدارة دورة الحياة وبيان خطط وسياسات إدارة الموارد مكتبات الجامعة وأخيراً البيان المتعلق بالمسئوليات على المستويات الإقليمية والوطنية والتجمعية والدولية.

أولا- بيان حالة سياسة مكتبات جامعة كولومبيا لحفظ الموارد الرقمية طبقا لبيان رسالة مكتبات جامعة كولومبيا :

تقوم مكتبات جامعة كولومبيا (CUL) بالإمداد بالمعلومات في كافة الموضوعات التي تتعلق برسالة الجامعة والتي تتفق مع الأهداف الأكاديمية للجامعة وإتاحتها لأعضاء هيئة التدريس، الطلاب والعاملين بالجامعة وتكرس المكتبات وقتها والتزامها بجمع وحفظ المواد وأتاحتها للمجموعات ليس فقط لمجتمع كولومبيا ولكن أيضا للعلماء والطلاب في كافة أنحاء العالم الذين يطلبون إتاحة للمكتبات التي تتسم بخصائص فريدة لبعض المواد التي تقتنيها جامعة كولومبيا

·     السياسة policy       

وتعد الموارد الرقمية جزءاً من مجموعات مكتبات جامعة كولومبيا وهى تخضع لنفس المعايير الخاصة بقرارات الاختيار والاحتفاظ للوسائط الأخرى وعلى ذلك ، تكون مشمولة ضمن سياسة الحفظ المركزية لكي تضمن أن تبقى المجموعات متاحة على المدى البعيد ، وتجنبها عوامل التحطيم أو التمزيق، وعندما يكون من الضرورى، أن تغير أشكال بعض المواد وتنقل إلى صور أخرى لكي تحافظ على المحتوى الفكري لهذه المواد وبالنسبة لأجزاء أخرى من المجموعات ، تتخذ القرارات الخاصة بالحفظ بواسطة القائمين بالاختيار، ومجلس الأوصياء والببليوجرافين باعتبارهم خبراء في قيمة المحتوى الفكري ، وباستشارة الخبراء الفنيين كممثلين لنظم المعلومات الأكاديمية، ومكتب النظم المكتبية والحفظ. وتعتمد أولوية الحفظ بناء على هذه السياسة وخطة مكتبات جامعة كولومبيا الإستراتيجية وفقا للموارد المتاحة. وتؤخذ القرارات ، كلما أمكن ذلك، حول الحاجة للاحتفاظ على المدى البعيد في نفس وقت الإنشاء، والتزويد، أو الترخيص للمواد الرقمية

ولأجل الموارد الرقمية التي يعتقد أن تبقى ذات قيمة على المدى البعيد، يمكن تعريف الحفظ بأنه أحداث مطلوبة لضمان الإتاحة لكافة المحتوى الفكري لهذه الموارد على المدى الطويل. ويحمل المحتوى استدلالات واسعة أكثر من كونه ضمان إتاحة صورة أو شكل وعلى ذلك فإن العلاقات الهرمية والبنيوية بين الملفات (مثل صفحة من كتاب) وواصفات البيانات يمكن أن تستخدم الملفات التي ينبغى حفظها جنبا إلى جنب مع الملفات نفسها. ويمكن أن توجد الموارد الرقمية في أشكال متعددة. وتلتزم مكتبات جامعة كولومبيا بالحفظ للموارد الأرشيفية، ولأعلى درجات الجودة لإتاحة أشكال الموارد كلما أمكن ذلك، وترتبط عناصر الوصف والبناء والإدارة لواصفات البيانات المشتركة معها.

·     مجال التغطية لمسئولية الحفظ

Scope of preservation responsibility:

(1) المسئولية من أجل الاحتفاظ الداخلى الطويل المدى والذي يدار بواسطة مرسوم مكتبات جامعة كولومبيا .

(أ) الموارد الرقمية التي يتم إنشائها بواسطة مكتبات جامعة كولومبيا والتي لا توجد أشكال أخرى منها والتي يعتقد أن لها قيمة كبيرة على المدى البعيد.

(ب) الأشكال والمواد الرقمية من الموارد التي أعيد صياغتها بواسطة مكتبات الجامعة، ويعتقد أن تكون لها قيمة على المدى البعيد في الشكل الرقمي .

(ج) الموارد الرقمية الفريدة التي تطلب بواسطة المكتبات (من خلال الإهداء أو الشراء) كجزء من المجموعات الأرشيفية أو مجموعات المخطوطات والتي لا يرغب في حفظها في أي مكان أخر .

(د) التسجيلات الرقمية (مثل التسجيلات الببليوجرافية، التسجيلات البيوجرافية (الحيوية) التي يعتقد أن تكون ذات قيمة كبيرة و/ أو تعد أساسية لوظائف مكتبات جامعة كولومبيا ، ولا يتم حفظها لدى أي فرع من الجامعة .

(2) المسئولية من أجل العمل الخارجي من خلال عمل مؤسسي أو اتفاقات ترخيص، بأن تكفل أن يكون أحد الأشخاص( من المحتمل أن يكون من الجامعة) تحمل أعباء الحفظ المناسب تجاريا والمتاح في الموارد الرقمية، وأن يكفل للأساتذة، والطلاب والعاملين بجامعة كولومبيا بأن يتاح لهم بكفاية تلك الموارد القائمة.

ويتم التركيز بوجه خاص على تلك الموارد التي توجد في صيغة رقمية فقط.

(3) المسئولية نحو الإعلام، والإبلاغ، والمشورة ، والتنسيق المناسب مع الوحدات الأخرى بجامعة كولومبيا في الحفظ للموارد الإدارية والرقمية لكي تكفل أن يحصل الأساتذة والعاملون والطلاب بجامعة كولومبيا على إتاحة كافية لهذه الموارد . كما تضم الموارد الرقمية التي تنشئها جامعة كولومبيا خارج المكتبات ولكنها تعتبر جزءاً من المكتبة الرقمية (مثل موردي Epic وغيرهم) والتي لها قيمة عالية على المدى البعيد .

- متابعة التحديث لسياسة الإبقاء والحفظ للمواد الرقمية: يتم مراجعة هذه السياسة في بداية السنة الأكاديمية لضمان تحديثها وفقا للتغييرات التكنولوجية أو عندما تتطلب الحاجة ذلك  .

ثانيا- بيان حال التزام مكتبات جامعة كولومبيا لإدارة دورة الحياة

Statement of CUL’s commitment to life cycle management

تلتزم مكتبات جامعة كولومبيا بإدارة دورة الحياة لمواردها الرقمية . وسوف يتم تطوير أدلة إرشادية وإجراءات سير العمل لكل خطوة يتم اتخاذها، وسوف تراجع وفقا للتغييرات التكنولوجية التي تحدث أو عند الحاجة. وسوف تشارك بنشاط مكتبات جامعة كولومبيا كلما كان ذلك ملائما، في البحث والتطوير والتنفيذ والتطبيق للممارسات الجديدة من أجل حفظ الموارد الرقمية.

·     تطوير استراتيجيات الحفظ ، مع الأخذ في الاعتبار ما يلي :

1.  درجة التكامل مع التخزين ، والحفظ لموارد المكتبة غير الرقمية.

2.  تطوير واستخدام أدوات صنع القرار (تحليل المخاطرة، توجه الاستخدام، احتمال فقد الحسابات ، نماذج التكلفة).

3.  استراتيجيات الصيانة(الإصدارات السابقة ، الخط المباشر أو غير المباشر، التحذير، التنشيط، الاستغناء عبر مواقع مرئية ، الإمساك).

4.  استراتيجيات حية ( تشابه، آثار قديمة ......الخ).

5.  الاعتماد على استشارة خارجية ، وخدمات أرشيفية ، أو أي مفاوضة تعاقدية.

·          اختيار من أجل الإبقاء على المدى الطويل للرقمنة ، التزويد، أو الترخيص، وأخيرا إعادة الاختيار من أجل الإبقاء إذا كان هذا القرار تم اتخاذه في البداية.

·     المعايير الأولية:

وهى مبنية على رسالة المؤسسة ، و/احتياجات، و/أولويات، والمبررات من أجل إنشاء أو طلب الموارد (متعلقة برسالة المؤسسة طويلة المدى ومرتبطة بالأدلة الإرشادية للتحول)

·     المعايير الثانوية:

وهى مبنية على مسئوليات إقليمية، ووطنية، وتجميعية ودولية.

·     أدلة الحفظ الإرشادية conversion guidelines                 

- تتبع مكتبات جامعة كولومبيا معايير وثيقة الصلة طالما أنها قد تأسست وتمت ممارستها جيدا للتحول الرقمي كما تم توثيقها بواسطة مكتبة الكونجرس ، وجماعة المكتبات البحثية (RLG)، واتحاد المكتبات الرقمية  (DLF) والهيئات الأخرى ذات الصلة .

- انظر : التوصيات الفنية لمشروعات الشكل الرقمي :

http / www. Columbia edu / acis / dl / magespec.html

·     إنشاء وإدارة واصفات البياناتmetadata creation and management (قواعد وصف ، وواصفات البيانات الإدارية والهيكلية، متضمنة إدارة الملكية والحقوق):

1.    تتبع مكتبات جامعة كولومبيا معايير وثيقة الصلة تم تأسيسها كأحسن التطبيقات لإنشاء وإدارة واصفات البيانات ، كما تم توثيقها بواسطة مكتبة الكونجرس ، وجماعة المكتبات البحثية (RLG) واتحاد المكتبات الرقمية والهيئات الأخرى ذات الصلة.

2.    يعتقد أن الموارد الرقمية تكون ذات قيمة طويلة المدى تم وصفها من خلال ملف واصفات البيانات الأساسي(MMF)

انظر           cu master metadata file

http / www. Cued / libraries / inside /projects / metadata

3.    الشكل الأرشيفى للموارد الرقمية يتم حفظه دون فقد وبدون صيغ الملكية كلما أمكن ذلك

4.    خطة التخزين لمسئولية المواد الأولية :

(1) الموارد الجارية في الاستخدام : تبقى على الخط المباشر مع احتفاظ منتظم ، ونشط وترحيل .

(2) طالما كانت على الخط المباشر أو ليست على الخط المباشر ، كل الصيغ الأرشيفية تكتب للتصديق على تخزين الوسائط والتخزين على الخط المباشر في مكتب النظم المكتبية ، مع قائمة للتنشيط المنتظم.

(3) من أجل الصيغ الأرشيفية التي ليست على الخط المباشر حاليا: تنشأ نسخة على الخط غير المباشر للتخزين كموقع مختلف .

(4) كل الصيغ، على الخط المباشر وغير المباشر ، يمكن صنعها من خلال MMF.

·         ترتيبات الإتاحة (إدارة قواعد البيانات ، تفاعل الويب ، الإتاحة وثيقة الصلة)

تتبع مكتبات جامعة كولومبيا معايير وثيقة الصلة طالما أنها قد تأسست وتمت ممارستها جيدا لترتيبات الإتاحة، وكما وثقت بواسطة مكتبة الكونجرس وجماعة المكتبات البحثية واتحاد المكتبة الرقمية والهيئات الأخرى ذات الصلة.

ثالثا- بيان حالة خطط و سياسات إدارة موارد مكتبات جامعة كولومبيا

Statement of CUL’s resource management policies and plans

كما تم النص عليها في مرسوم خطة السنوات الست للمكتبات(الذي صدر في يناير 1999) بأن المكتبة الرقمية تعد السطح البيئي للمعلومات على الخط المباشر من أجل الجامعة ، للإمداد الأكاديمي، والمؤسسي، والبحث، بالمعلومات الشخصية والإدارية. وتلتزم الجامعة بدعم كل عمليات المكتبة الرقمية بما فى ذلك الحفظ وتشتمل إدارة الموارد من أجل الحفظ للموارد الرقمية على ما يلي :

-         البنية الأساسية الفنية (شراء أو تجهيزات، صيانة، إعلاء، ترفيع، أجهزة وبرامج، الربط الشبكي).

-         خطة مالية(استراتيجيات وطرق التمويل لبرامج الحفظ الرقمي، والالتزام بها على المدى البعيد) .

-         البنية الأساسية للعاملين (متضمنة التعيين والتدريب الجاري).

-         حقوق الإدارة .

·       رابعا- بيان حال يتعلق بالمسئوليات على المستويات الإقليمية والوطنية والتجمعية والدولية

طالما أنه اقترح أن إنشاء الموارد الرقمية أو طلبها بواسطة مكتبات جامعة كولومبيا كجزء من الجهود التعاونية أو التجمعية ، ويعتقد أنها ذات قيمة على المدى البعيد ، وينبغي حفظها بواسطة مؤسسة أو منظمة أخرى ، سوف تقوم مكتبات جامعة كولومبيا بتقييم قدراتها للإمداد بإتاحة طويلة المدى للملفات الرقمية ، ولواصفات البيانات ، وسوف تعمل لكي تكفل أن هذه الموارد سوف تحفظ على الأقل بواسطة مكتبات جامعة كولومبيا والتي سوف تضع في الحسبان النواحى التالية :

1.    المشاركة في الالتزامات والحفظ التعاوني.

2.    المشاركة في المعلومات .

3.    الدعم التكنولوجي.

4.    تطوير حد أدنى من المعايير  للإمساك، والإدارة، والصيانة.